העסק גדל, אבל התפעול נשען על ווטסאפ, כמה מערכות וזיכרון בעל פה - בנינו בסיס עבודה ניהולי ותפעולי מסודר יותר
RILPRO, עסק לסדנאות ODT וימי גיבוש לקבוצות, גדל בצורה יפה - אבל התשתית התפעולית והניהולית לא התאימה לקצב הצמיחה.
הרקע
העסק כבר פעל בצורה טובה: היה שיווק יציב, היו לידים, היו אנשי מכירות, והפעילות גדלה. אבל דווקא בגלל שהעסק גדל, התחילו להרגיש את הפער בין הקצב העסקי לבין התשתית הפנימית.
מנהלת התפעול עבדה מול ווטסאפ, כמה מערכות שונות, והרבה מאוד מידע שהיה קיים בראש של ישראל - בלי בסיס עבודה מספיק מסודר שאפשר להישען עליו לאורך זמן.
מה היה שבור
- תהליכי העבודה לא היו מאופיינים בצורה מלאה
- האופרציה נשענה על כמה כלים שלא היו מחוברים בצורה טובה
- חלק מהמידע נשמר בפועל בראש של המנכ”ל
- ככל שהעסק גדל, היה קשה יותר לנהל את הפעילויות בצורה שוטפת ויציבה
- לא הייתה שכבת שליטה מסודרת מספיק למעקב אחרי יעדים ותפעול שוטף
למה זה פגע בעסק
כשהעסק גדל בלי בסיס עבודה מתאים:
- עולה העומס על אנשים מרכזיים
- קשה יותר להעביר אחריות
- קשה יותר לראות תמונה ניהולית ברורה
- ונוצר חיכוך יומיומי שמאט את העבודה
מה נבנה
- בוצע איפיון מלא של תהליך העבודה
- הוכנסו אוטומציות שהקלו על תהליך המכירה של נציגי המכירות
- נבנה קובץ Google Sheets מאופיין היטב לטובת הניהול השוטף של מנהלת התפעול
- מתוך בסיס הנתונים שנבנה, הוקמו דשבורדים לצפייה בביצועים
- נבנה מנגנון טוב יותר למעקב אחרי יעדי מכירות ויעדים של החברה
- בהמשך, הוקמה גם מערכת אמיתית לביצוע התפעול
התוצאה
- העבודה השוטפת הפכה מסודרת וברורה יותר
- ירדה התלות במידע שנמצא “בראש” של אדם אחד
- נוצר בסיס נתונים שאפשר להישען עליו
- ההנהלה קיבלה תמונה ברורה יותר של הביצועים
- התפעול קיבל תהליך עבודה הרבה יותר יציב
- נבנתה מערכת שממשיכה לשרת את העסק גם בהמשך
מה נשאר אחרי העבודה
לא נשאר רק שיפור נקודתי - אלא בסיס עבודה ניהולי ותפעולי אמיתי, שממנו אפשר להמשיך לנהל, למדוד, לתפעל ולצמוח.